En las últimas cuatro décadas, investigadores y consultoras han publicado numerosos estudios que demuestran la dificultad que enfrentan las organizaciones al implementar exitosamente sus estrategias, con tasas de fracaso documentadas de hasta el 90%. Sin embargo, en los últimos años, los líderes han enfrentado un desafío aún mayor: gestionar organizaciones ambidiestras capaces de alinear simultáneamente sus esfuerzos en explotación y exploración.
En el modo de explotación cada organización se centra en el cumplimiento a corto plazo y mediano plazo de la estrategia definida, haciendo seguimiento a objetivos estratégicos concretos que aseguren ejecutar sus operaciones con excelencia para satisfacer a sus clientes, priorizando la entrega de resultados planificados y tangibles. Simultáneamente, en el modo de exploración, la organización mira hacia el futuro, debe cuestionar su estrategia actual, proporcionando el espacio necesario para que la organización sueñe a largo plazo, explorando alternativas para generar de manera ágil capacidades organizacionales que le permitan implementar las transformaciones, para adaptarse a un entorno en constante cambio.
Los resultados del segundo estudio del Índice de Madurez de Transformación Digital (IMTD) presentado en 2024 sugieren una brecha significativa entre contar con los componentes de una buena estrategia de transformación (ej.: declaraciones estratégicas, involucramiento de los directivos, recursos para invertir, y equipos dedicados a implementar la cartera de proyectos) y ser capaz de orquestar adecuadamente estos componentes para obtener resultados significativos.
La transformación digital de las organizaciones públicas significa un cambio profundo y fundamental que abarca toda la organización, gestionando iniciativas a gran escala que alteran la forma en que opera la organización y con una fuerte orientación hacia mejorar la experiencia del ciudadano. Como resultado, los equipos directivos necesitan una Oficina de Transformación (OT) capaz de monitorear la implementación de la estrategia, implementar mecanismos de alineamiento y facilitar reflexiones estratégicas que promuevan el balance entre los esfuerzos de explotación y exploración, adaptándose así a los nuevos escenarios. Esta orquestación requiere una visión estratégica para generar y capturar valor público, y una mirada holística para alinear personas, cultura, estructura, procesos y datos para la captura de valor en el sentido más amplio.
A continuación, se presentan algunos de los roles y responsabilidades clave de la Oficina de Transformación.
Figura 1. Roles y responsabilidades de la Oficina de Transformación (OT)
Estos cuatro roles presentados en la Figura 1 son los principales de la OT, pero no son excluyentes con otras actividades que requieran potenciar el avance en transformación digital. En estos roles y responsabilidades, se pueden considerar una serie de funciones o proyectos de las OT.
Funciones o proyectos principales de las OT
– Gestión de la Cartera de Proyectos: Una de las funciones principales de la OT es gestionar la cartera de proyectos e iniciativas que constituyen el programa de transformación.
Dada la complejidad de estas iniciativas, se requiere un seguimiento integral que identifique y comparta los efectos cruzados entre ellas.
– Asignación de Recursos: El balance entre los esfuerzos de exploración y explotación requiere reasignar de manera dinámica los recursos financieros, humanos y tecnológicos. Por ello, el enfoque en el propósito de la transformación es más importante que en iniciativas particulares.
– Gestión del Cambio: La OT lidera los esfuerzos de gestión del cambio, cruciales para la adopción exitosa de nuevos procesos, tecnologías y formas de trabajar. Esto implica comunicar la necesidad de cambio, interactuar con los interesados en toda la organización y abordar la resistencia al cambio. Así, la oficina actúa como un puente entre diferentes partes de la organización y su liderazgo, asegurando que todos estén alineados con los objetivos de la transformación.
– Sostenibilidad de la Transformación: Más allá de implementar el cambio, la OT asegura que los cambios sean sostenibles, incorporando nuevas prácticas en la cultura y procesos de la organización, e iterando mejoras sobre ellas.
Con estos nuevos roles a la vista, ¿cómo las organizaciones dan espacio a las OT para gestionar tanto los esfuerzos de explotación y exploración? El Índice de Madurez de Transformación Digital (IMTD) 2024, deja en evidencia que tan solo el 26% de sus participantes están de acuerdo o muy de acuerdo en que su institución cuenta con sistema de gestión formal y sistemático para apoyar la transformación. Sin embargo, para que la OT cumpla eficazmente con estas responsabilidades, es fundamental y necesario establecer una gobernanza sólida que proporcione un marco estructurado y sistemático para sus operaciones, pero que al mismo tiempo le dé el espacio suficiente, para que los proyectos de exploración capturen valor en el largo plazo.
Para asegurar una gobernabilidad efectiva, la OT debe orquestar tres tipos de reuniones:
– La mesa de explotación: Orquesta reuniones enfocadas en el cumplimiento, asegurando que las operaciones actuales se ejecuten con excelencia y que se alcancen las metas a corto plazo.
– La mesa de exploración: Asegura reuniones centradas en la aspiración, permitiendo a la organización soñar y planificar el futuro, explorando nuevas oportunidades, y desarrollando capacidades para implementarlas estrategias, que permitan la transformación.
– Motor de transformación: Las reuniones de transformación se enfocan en balancear los esfuerzos de explotación y exploración, asegurando el desarrollo de capacidades ambidiestras.
El modelo de gobernanza de la OT no solo debe permitir espacios para la explotación y la exploración de manera independiente, si no también debe asegurar ser capaz de unir ambos mundos y crear un sistema integrado donde el corto plazo y las aspiraciones de largo plazo se retroalimenten y refuercen mutuamente. La capacidad de coordinar y balancear estos enfoques resulta clave para que las OT habiliten a la organización no solo a cumplir con sus objetivos inmediatos, sino que también asegurar su sostenibilidad y crecimiento a largo plazo, logrando así una transformación exitosa y duradera.
Ideas finales para implementar una OT
De acuerdo con lo mencionado, la OT es esencial para garantizar que las iniciativas de cambio estén bien planificadas, ejecutadas efectiva y profundamente arraigadas en la organización. Su rol es fundamental para ayudar a las organizaciones a navegar períodos de transformaciones significativas y emerger más resilientes y mejor posicionadas para el futuro. La gobernanza de la OT es clave y debe permitir espacios para el desarrollo de corto plazo y la aspiración del largo, asegurando la interdependencia. Las organizaciones que no dan soporte y seguimiento a sus proyectos e iniciativas estratégicas planteadas, generalmente son consumidas en su atención en temas urgentes y de corto plazo, que no siempre guardan relación con los aspectos clave de largo plazo de nuestras organizaciones.
